Servizi notarili

 

L’Ufficio Notarile del Consolato è deputato a ricevere gli atti tra vivi e quelli di ultima volontà, a curare il loro deposito ed a rilasciarne copie ed estratti. Il servizio notarile è dovuto ai cittadini italiani che si trovino all’estero in via permanente o temporanea.

I servizi notarili più frequentemente richiesti ad un Ufficio consolare sono:

• Procure
• Testamento Pubblico
• Atti Pubblici
• Attività di Autenticazione

 

PROCURE

La procura è un atto con il quale si dà la facoltà ad un’altra persona di agire in propria vece e rappresentanza ed a compiere gli atti necessari per raggiungere un determinato scopo (es. vendere, acquistare, amministrare, fare donazione, accettare donazione, costituire o sciogliere società, richiedere pubblicazioni di matrimonio, ecc.).

Le procure si dividono in due categorie:

• procure generali: con questi atti l’interessato affida al rappresentante la gestione di tutti i suoi affari, sia presenti sia futuri. La procura generale è rilasciata a tempo indeterminato;
• procure speciali: con questi atti l’interessato affida al rappresentante la gestione di una parte dei suoi affari. La procura speciale cessa di avere efficacia nel momento in cui l’incarico particolare per il quale è stata rilasciata si conclude.

 

TESTAMENTO PUBBLICO

Tra le attività proprie dell’Ufficio notarile presso un Consolato rientra la redazione di alcuni atti concernenti le dichiarazioni di ultima volontà di soggetti che si trovano all’estero.
Il testamento pubblico è la dichiarazione di volontà del testatore resa ad un funzionario delegato alle funzioni notarili in presenza di due testimoni e redatta in forma scritta.
Nel testamento segreto, invece, le funzioni dell’Ufficio notarile si limitano al ricevimento formale dell’atto (il cui contenuto rimane segreto) ed al suo deposito nell’Ufficio.
Il testamento olografo, infine, non necessita della stesura da parte di un funzionario dell’Ufficio notarile e può essere depositato in ogni luogo e presso chiunque. Solitamente esso viene depositato presso l’Ufficio notarile al fine di evitare la possibilità di un suo smarrimento e per assicurarne l’immediata pubblicazione alla morte del testatore.

 

ATTI PUBBLICI

Si tratta di una tipologia di atti giuridici (come ad esempio l’atto di donazione) per i quali la legge prevede la forma dell’atto pubblico.

 

ATTIVITÀ DI AUTENTICAZIONE

L’attività di autenticazione è normalmente svolta da un pubblico funzionario del Consolato ma può anche essere svolta da un funzionario delegato alle funzioni notarili. Trattasi in particolare di:

• AUTENTICA DI FIRMA: consiste nell’attestazione da parte del pubblico funzionario della provenienza di un atto da parte del soggetto che lo ha firmato.
  Per procedere all’autenticazione della firma, è necessario presentarsi personalmente presso l’Ufficio Notarile con un documento di riconoscimento ed il proprio codice fiscale;
• AUTENTICA DI FOTOGRAFIA: a tal fine è necessario presentarsi personalmente presso l’Ufficio Notarile con un documento di riconoscimento e tre fotografie uguali.

 

L’AUTOCERTIFICAZIONE

Per “autocertificazione” si intende “la certificazione prodotta dall’interessato in sostituzione della normale certificazione” (art.2, legge 15/1968). Essa rappresenta cioè la possibilità per il cittadino di fornire le stesse notizie presenti in un registro pubblico in modo più semplice e con meno oneri.

La possibilità di avvalersi dell’autocertificazione è concessa a tutti i cittadini italiani e dei Paesi europei.
La facoltà di avvalersi di dichiarazioni sostitutive è stata estesa anche ai cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia limitatamente ai dati verificabili o certificabili in Italia da soggetti pubblici.

L’autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive possono essere utilizzate nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e con i concessionari e i gestori di pubblici servizi.
Non possono invece essere utilizzate nei rapporti tra i privati, salvo che gli stessi non vi acconsentano, e davanti all’autorità giudiziaria nello svolgimento di funzioni giurisdizionali.

Certificati sostituiti dall’autocertificazione

L’autocertificazione può essere sostitutiva di:

 

NORMALI CERTIFICAZIONI

Si può dunque ricorrere all’autocertificazione nei seguenti casi:

• data e luogo di nascita;
• residenza;
• cittadinanza;
• godimento dei diritti politici;
• stato di celibe, coniugato o vedovo;
• stato di famiglia;
• esistenza in vita;
• nascita del figlio;
• decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente;
• posizione agli effetti degli obblighi militari;
• iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla Pubblica Amministrazione;
• titoli di studio acquisiti;
• qualifiche professionali;
• esami sostenuti universitari e di stato;
• titoli di specializzazione;
• titoli di abilitazione;
• titoli di formazione;
• titoli di aggiornamento;
• titoli di qualificazione tecnica;
• situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
• assolvimento di specifici obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare;
• codice fiscale o partita IVA;
• qualsiasi dato dell’anagrafe tributaria;
• stato di disoccupazione;
• qualità di pensionato e categoria di pensione;
• qualità di studente;
• qualità di casalinga;
• qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
• iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
• adempimento o meno degli obblighi militari compresi quelli di cui all’art. 77 del D.P.R. n. 237/64 come modificato dall’art. 22 della legge 958/86;
• assenza di condanne penali;
• qualità di vivenza a carico;
• tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile.

Modalità della dichiarazione sostitutiva di certificati:

La dichiarazione sostitutiva delle normali certificazioni si può fare scrivendo su carta semplice e firmando sotto la propria ed esclusiva responsabilità (non è necessario firmare davanti all’impiegato) o compilando dichiarazioni sostitutive.
Inoltre, è possibile trasmettere documenti, atti e certificati per fax, per posta o mezzo telematico e informatico alle Amministrazioni Pubbliche.

 

ATTI NOTORI

Gli interessati possono ricorrere all’autocertificazione per tutti gli stati, fatti e qualità personali che non siano certificabili da parte di una pubblica amministrazione, mediante dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà ai sensi dell’art.47 del DPR 445/2000.
Inoltre, la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà può riguardare anche circostanze relative ad altri soggetti, di cui il dichiarante abbia diretta conoscenza, nonché la possibilità di attestare la conformità all’originale di una pubblicazione.

La dichiarazione sostitutiva di atti notori può essere fatta dichiarando fatti, stati o qualità personali a diretta conoscenza dell’interessato dinanzi al funzionario competente a ricevere la documentazione, o dinanzi a un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco .
Qualora si tratti di stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di un altro soggetto pubblico e l’amministrazione ritenga necessario controllare la veridicità delle dichiarazioni, ha a disposizione 15 giorni di tempo dalle dichiarazioni per richiedere la necessaria documentazione.

Validità delle dichiarazioni sostitutive di normali certificazioni e di atti notori:

Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità degli atti che sostituiscono.
Normalmente i certificati hanno validità per sei mesi dalla data in cui sono stati rilasciati, salvo che norme di legge o regolamentari non dispongano una validità superiore. La validità delle certificazioni anagrafiche e quelle relative allo stato civile è prolungabile se l’interessato dichiara che i dati contenuti nel certificato non hanno subito modifiche e sottoscrive tale dichiarazione.
Hanno validità illimitata, invece, i certificati e le dichiarazioni sostitutive che attestano stati e fatti personali che non sono soggetti a modificazioni (certificati di nascita, di morte, titoli di studio, ecc.).

Quali sono i casi in cui l’autocertificazione non è MAI ammessa?

La possibilità di avvalersi dell’autocertificazione non è mai ammessa per i certificati:

• medici;
• sanitari;
• veterinari;
• di origine;
• di conformità all’Ue;
• marchi;
• brevetti.

Casi in cui la Pubblica Amministrazione NON PUO’ più chiedere certificazioni ai cittadini

Nel caso in cui si debba certificare i dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza, la Pubblica Amministrazione non può più chiedere certificazioni ma è sufficiente l’esibizione di un documento di riconoscimento.
La registrazione dei dati avviene attraverso la fotocopia non autenticata del documento stesso.
Se il documento non è più valido, l’interessato deve dichiarare, in margine alla fotocopia, che i dati contenuti nel documento non sono variati dalla data del rilascio.

Sanzioni per i cittadini che forniscono dichiarazioni non veritiere

Se le amministrazioni hanno dubbi sulla veridicità delle autocertificazioni, sono tenute a effettuare i controlli necessari.
Nel caso vengano riscontrate dichiarazioni mendaci, la falsità negli atti e l’uso di atti falsi sono puniti ai sensi del codice penale e delle leggi in materia.
Il dichiarante inoltre decade dai benefici eventualmente conseguiti grazie a provvedimenti basati su dichiarazioni non veritiere.

Documenti di riconoscimento e di identità

In tutti i casi in cui viene richiesto un documento di identità esso può essere sostituito da un documento di riconoscimento equipollente. Sono equipollenti alla carta di identità:

• Il passaporto;
• La patente di guida;
• La patente nautica;
• Il libretto di pensione;
• Il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici;
• Il porto d’armi;
• Le tessere di riconoscimento rilasciate da un’Amministrazione dello Stato, purchè munite di fotografia e di timbro o altra segnatura equivalente.

Nel caso il documento sia scaduto, esso può essere ugualmente esibito, con una dichiarazione dell’interessato sulla fotocopia del documento che i dati in esso contenuti non sono cambiati.